Aanmeldingsprocedure
Omdat ons internaat verbonden is aan het Sint-Barbaracollege wordt er in principe verwacht dat wie zich bij ons aanmeldt als kandidaat-intern, ook naar het college (secundair onderwijs) zal komen. Binnen deze voorwaarde kan iedereen aangemeld worden als kandidaat-intern, zolang er plaats is in de betreffende leefgroep. De gegevens die ons hiervoor per mail dienen doorgestuurd te worden zijn te vinden op de website van onze school, bij ‘internaat/aanmeldingsprocedure’. Voor elk eerste jaar zijn er 18 tot 20 plaatsen in ons jongensinternaat en 6 tot 7 plaatsen in ons meisjesinternaat. Omdat er steevast meer aanmeldingen zijn dan beschikbare plaatsen, hanteren we aanmeldingslijsten die een objectieve rangorde krijgen:
De datum van aanmelding bepaalt in principe de volgorde op de aanmeldingslijst, maar zussen of broers van oudere internen en huidige leerlingen van het Sint-Barbaracollege krijgen voorrang (ook wie het vorige schooljaar naar onze eigen lagere school ging). Het bestaan van deze voorrangsregels wordt jaarlijks aan alle betrokken ouders gecommuniceerd. Aanmelden met voorrang kan voor de eerstes slechts tot 1 januari van het jaar waarin een kind bij ons wil starten. Aangezien de volgorde van de aanmeldingslijst vanaf dan vaststaat, kunnen we in januari de eerste 18 jongens en de eerste 6 of 7 meisjes op de aanmeldingslijst uitnodigen voor een gesprek en een rondleiding door de school en het internaat. Pas hierna kan er een eigenlijke inschrijving gebeuren.
Indien er dan kandidaten zijn die hun plaats niet meer wensen op te nemen, contacteert het internaat systematisch de eerstvolgende kandidaten op de aanmeldingslijst. We trachten elk jaar de inschrijvingsprocedure nog voor de paasvakantie af te ronden, zodat we toch binnen een redelijke termijn duidelijkheid kunnen geven aan alle kandidaat-gezinnen op de aanmeldingslijst voor het komende schooljaar.
Zij-instromers (leerlingen die in een hoger jaar wensen in te stromen op internaat) kunnen zich vanzelfsprekend ook aanmelden, afhankelijk van het aantal vrijgekomen plaatsen in de leefgroepen van deze hogere jaren.
Inschrijving op het internaat
Alvorens men eventueel kan ingeschreven worden op het internaat zal minstens één van de ouders (of de voogd) samen met de jongere zelf een rondleiding krijgen door de school en het internaat, gevolgd door een gesprek. In dit gesprek wordt gepeild of de verwachtingen en noden van de jongeren en het pedagogisch project van de school en het internaat in voldoende mate op elkaar kunnen aansluiten. Ook het internaatsreglement wordt dan aangereikt en waar nodig toegelicht. Hierna nemen beide partijen minstens een dag bedenktijd om al dan niet over te gaan tot inschrijven. Ook het internaat zelf kan van mening zijn dat een inschrijving niet in het belang van de jongere en/of van de internaatswerking is, en daarom eventueel niet overgaan tot een inschrijving.
De eigenlijke inschrijvingsprocedure voor het internaat dient hoe dan ook bevestigd te worden door minstens een van beide ouders of de voogd met een ondertekening van de inschrijvingsovereenkomst. Dit ondertekend document moet per post of persoonlijk terugbezorgd worden aan het internaat. De inschrijving van een intern is administratief pas afgehandeld na ontvangst van dit formulier, na betaling van de waarborg en het eventuele voorschot. Ook dienen de nodige persoonlijke gegevens over de gezondheid, privacy-afspraken e.d. doorgegeven te worden aan het internaat.
Wie ingeschreven is op internaat, is verzekerd van een plaats op de school, en dient zich niet meer aan te bieden in het CAR (Centraal Aanmeldingsregister) van de stad Gent. De jongere dient echter na het ondertekenen van de inschrijvingsovereenkomst wel nog apart ingeschreven te worden op het schoolsecretariaat.
Indien de aanmelding van een jongere en de vraag tot inschrijving komt vanuit de jeugdhulpverlening, kan de overeenkomst met het internaat pas starten (en nadien verdergezet worden) onder de vastgelegde voorwaarden in het decreet voor de internaten dat rechtsgeldig werd vanaf 1 september 2023. Ook in dit geval kan het internaat besluiten om niet tot de inschrijving van een jongere over te gaan wanneer bijvoorbeeld de zorgvraag de draagkracht van het internaat overstijgt of wanneer er aanwijzingen zijn dat een inschrijving het internaatsleven al te nadelig zou beïnvloeden en ons pedagogisch project in gevaar zou kunnen brengen.
Verlenging van de inschrijving
Wanneer een intern ingeschreven wordt in het eerste jaar, is er jaarlijks een stilzwijgende verlenging van de overeenkomst tot inschrijving, tenzij wanneer de ouders of het internaat daartoe niet besluiten.
Om de goede werking van het internaat te ondersteunen zullen de ouders een eventuele beslissing om hun kind het volgend schooljaar niet meer naar ons internaat te sturen zo snel mogelijk schriftelijk (eventueel via mail) te kennen geven aan het internaat, en dit ten allerlaatste op 1 juli (tenzij bij herexamens).
De verlenging van de inschrijving van een intern kan door het internaat geweigerd worden, onder meer in volgende gevallen:
- omdat door een advies of attestering van de klassenraad een verderzetting van de schoolloopbaan op het Sint-Barbaracollege onmogelijk is geworden.
- omdat de intern zich in het voorgaande schooljaar niet in voldoende mate kon houden aan wat in dit reglement wordt omschreven.
- omdat de intern als gevolg van een tuchtprocedure een definitieve uitsluiting uit het internaat kreeg.
- omdat de ouders onvoldoende vertrouwen toonden in de pedagogische aanpak en/of beslissingen van het internaat, waardoor een gezamenlijke, eensgezinde opvoeding van hun kind onmogelijk wordt.
- omdat de persoonlijke bijdragen van het voorafgaand schooljaar niet volledig betaald zijn, of bij manifeste en opzettelijke tekortkoming van ouders op het vlak van hun financiële verplichtingen tegenover het internaat.
- omdat er een andere contractuele tekortkoming was in het voorafgaand schooljaar.
Wanneer het internaat op het einde van een schooljaar overweegt om de overeenkomst niet automatisch te verlengen, nodigen zij de ouders uit tot overleg over de situatie. Dit gebeurt ten laatste op 1 juni in functie van het daaropvolgende schooljaar. Vanzelfsprekend zal het internaat in de meeste van bovenstaande gevallen reeds eerder tijdens het schooljaar de ouders hebben uitgenodigd voor een gesprek over de mogelijke problematiek, om samen naar een oplossing of een compromis te zoeken.
Wanneer de ouders zelf in de loop van het schooljaar de overeenkomst tot inschrijving vroegtijdig wensen te beëindigen, vragen zij zo snel mogelijk een overleg hierover aan met de internaatsdirecteur(s), waarna zij desgewenst de uitschrijving schriftelijk of elektronisch bevestigen. Indien een intern vroegtijdig wordt uitgeschreven, gelden de financiële afspraken van dit reglement, die hieronder te vinden zijn bij ‘verbrekingsvergoeding’.